Ante tantas variables, la gestión eficiente de turnos se ha convertido en un desafío cada vez mayor para los profesionales de las áreas de RR.HH u Operaciones.
Durante los periodos de alta demanda, como fiestas patrias, Navidad, Año Nuevo o eventos de ventas en línea como Cyberdays, las empresas con miles de empleados en roles operativos enfrentan desafíos significativos. Estos retos incluyen largas colas, un incremento en el volumen de pedidos y la creciente ansiedad de los clientes.
Una investigación que desarrollamos en agosto del 2023, en el marco de la ley de 40 horas de Chile, reveló que la implementación de jornadas laborales flexibles durante periodos de alta demanda comercial, como diciembre, puede reducir los costos de personal requerido hasta en un 19% y hasta un 40% para los trabajadores temporales.
En este contexto, garantizar la calidad del servicio es un reto constante para las empresas, por lo que es necesario contar con una gestión de turnos que permita optimizar la atención al cliente. Además, durante periodos de alta demanda, un enfoque de trabajo polifuncional puede ser una solución innovadora y eficaz.
1. Gestión de la fuerza laboral (WFM)
El Workforce Management (WFM) es un proceso que emplea análisis de datos, investigación de operaciones, aprendizaje automático y programación para gestionar de manera eficiente los recursos humanos. Esto permite a las organizaciones tomar decisiones rápidas, acertadas e informadas, sin la sobrecarga del modelo tradicional.
¿Sabes por qué necesitas una gestión óptima de turnos?
La gestión eficaz de turnos es fundamental para optimizar el costo laboral y, por consiguiente, la rentabilidad de la operación. Así, se garantiza el staff adecuado durante épocas de alta variabilidad de venta, con horas pico y períodos de menor actividad.
En el inicio del proceso consultivo que llevamos a cabo en Shift, identificamos y medimos factores clave que determinan las horas de trabajo necesarias para cada puesto, en función de las tareas asignadas. Utilizando esta información, nuestro servicio integral determina la cantidad óptima de personas y la combinación de tipos de contrato, adaptándose a las fluctuaciones de ventas estacionales para cada tienda o sucursal.
Garantiza la satisfacción de tus clientes con una estrategia de optimización de atención
Este enfoque potencia la eficiencia operativa al asignar estratégicamente al equipo en dónde y cuándo más se requiera, lo que resulta en una mejora de la calidad de atención al cliente, sobre todo en épocas de alta demanda. Además, las empresas pueden tomar decisiones que aporten valor al implementar estándares que evalúen la productividad en función de los puestos y áreas.
En Shift, empleamos una metodología base para garantizar y medir la productividad de tu negocio, la cual puede adaptarse a tus necesidades específicas:
- Examinamos la llegada de los clientes utilizando modelos basados en teorías de colas.
- Determinamos los estándares de productividad por sucursal y área mediante mediciones en terreno.
¿Es la polifuncionalidad laboral una alternativa en épocas de alta demanda?
Un enfoque polifuncional puede ser clave para administrar el personal durante las temporadas de alta venta. Es importante identificar colaboradores capaces de desempeñar diversas tareas y, en caso necesario, contratar personal con habilidades para asumir múltiples roles.
Por ejemplo, en fechas como Navidad o Año Nuevo, un vendedor puede recibir capacitación para trabajar en diferentes áreas de la tienda, como la caja registradora o el departamento de envíos.
Así, mediante un análisis estadístico – que respalda el aumento en la eficiencia – asignamos diversos roles a los colaboradores con el fin de satisfacer las necesidades del negocio.
¿Estás considerando adoptar un modelo polifuncional? 3 aspectos que no puedes ignorar:
Modelo polifuncional para la gestión de turnos en épocas de alta demanda.
Es importante tener en cuenta que estos aspectos pueden variar según el contexto de tu empresa. No obstante, basados en nuestra experiencia en la implementación de modelos polifuncionales, te recomendamos considerarlos para lograr una transición exitosa hacia este enfoque.
2.Transformando el retail: optimización de turnos para un crecimiento exponencial
En un sector desafiante como el retail, la gestión eficiente de turnos es crucial para lograr y mantener el éxito. En un entorno en el que las preferencias de los clientes cambian constantemente y la innovación es vital, la gestión óptima de turnos puede marcar la diferencia.
Enfocados en mantener la competitividad en épocas de alta venta, una empresa chilena líder del sector detectó la necesidad de optimizar la gestión de su personal. Gracias a nuestra asesoría en Workforce Management, logramos una disminución del 12% en los costos laborales y una mejora significativa del 18% en la calidad del servicio.
¿Cómo lo hicimos?
Analizamos escenarios y ajustes en la distribución del staff, lo que nos permitió:
- Establecer estándares de atención al cliente.
- Evaluar contextos con variedad de contratos (tiempo parcial y completo) para manejar picos de demanda.
- Ajustar los horarios de otras tareas para ejecutarlas durante periodos de menor afluencia de clientes.
A partir de este análisis consultivo, realizamos las siguientes recomendaciones:
- Reducir los contratos full time de 45 horas semanales en un 38.6 %.
- Aumentar el número de trabajadores que laboran 25 horas semanales para fortalecer el servicio en días de alta demanda como los domingos.
- Incluir contratos de 10 horas semanales para fortalecer el servicio en días de mayor afluencia de clientes como los domingos.
Una eficiente gestión de la atención durante períodos de alta demanda no solo incrementa la productividad, sino que también asegura la satisfacción de los clientes.
3. Conversemos
En SHIFT, nuestra misión es colaborar con la eficiencia y productividad de tu empresa, ofreciéndote estrategias de gestión de staff a medida que le ayuden a desenvolverse en entornos empresariales fluctuantes, especialmente durante los períodos con mayor actividad comercial o variabilidad de venta.
De este modo, hemos logrado aumentar la productividad del personal operativo en un 8% de media. Además, el rendimiento de esta inversión puede verse en un plazo de 5 a 8 meses, lo que amplifica el valor derivado del proyecto gracias al ahorro en costes de personal.
¿Está tu equipo listo para enfrentar temporada de alta demanda? Si estás buscando una solución, la polifuncionalidad o el control de productividad puede ser la respuesta. Contáctanos para analizar tu operación y puedas tomar decisiones informadas que impulsen la rentabilidad de tu empresa, al fomentar la eficiencia operativa.