La optimización operacional de Corporación GPF ha sido significativa gracias a la implementación de nuestro servicio integral de Workforce Management (WFM). En solo 2 años, esta empresa líder del sector farmacéutico ecuatoriano ha logrado una exitosa adopción de nuestra solución tecnológica, centrada en la gestión de horarios laborales del personal y la mejora de la eficiencia en la operación.

En este artículo, descubrirás cómo esta compañía líder, con más de 90 años de experiencia en el cuidado de la salud de los ecuatorianos, alcanzó sus metas en gestión de fuerza laboral con la ayuda de nuestros especialistas y tecnología. Con más de 900 farmacias bajo las marcas Fybeca, SanaSana y OkiDoki, Corporación GPF ha demostrado su compromiso con la innovación.

Regulación laboral en Ecuador

Ecuador ha sido pionero en la reducción de horas de trabajo. Desde 1980, el país cuenta con una ley laboral que establece una jornada de 40 horas, una de las más cortas en la región. Además, la legislación permite, mediante acuerdo entre las partes, sustituir los días de descanso habituales (sábados y domingos) por otros 2 días consecutivos durante la semana, así como el establecimiento de un máximo de 7 días seguidos de trabajo.

Estos aspectos legales, junto con otros, son desafíos y oportunidades que consideramos en Shift al desarrollar una solución óptima y automatizada de distribución de colaboradores según la demanda existente.

«El pronóstico de ventas es crucial para distribuir los turnos de los trabajadores de manera eficiente y, así, maximizar la productividad. También es importante considerar aspectos legales, sindicales, restricciones individuales de los trabajadores y ausencias planificadas», nos comenta al respecto Marynés Ortiz, Customer Success Manager de Shift a cargo del proyecto.

Implementación de Workforce Management

En una etapa de cambios, Corporación GPF tomó la decisión de dejar atrás la gestión manual de turnos y adoptar un modelo automatizado de Workforce Management. Así, la empresa mexicana FEMSA Salud, propietaria de esta cadena de farmacias, nos propuso acompañarlos con esta tarea.

Nuestro objetivo era llevar a otro nivel la gestión de la fuerza laboral de Fybeca, SanaSana y Oki Doki. Esto implica optimizar la distribución de turnos de trabajo – en sus diferentes roles y formatos de negocio – para maximizar la venta y nivel de servicio, considerando la normativa laboral y las necesidades específicas de los colaboradores.

Optimización de jornadas laborales para maximizar productividad en farmacias líderes

Desafíos y retos

Durante el proceso de implementación, la resistencia al cambio suele ser uno de los principales desafíos, ya que implica adaptarse a nuevas formas de trabajo.

«La implementación de la nueva tecnología ha llevado a cambios en los procesos, protocolos, controles y métodos de trabajo. Esto ha generado naturalmente un cambio cultural en nuestra organización, guiado por Shift», nos cuenta al respecto Camilo Paez, Gerente de Recursos Humanos de Femsa Salud.

«El entendimiento del comportamiento y distinciones de cada formato de negocio ha sido clave para mejorar la puesta en escena de cada local. Por ejemplo, algunas tiendas atienden las 24 horas”, complementa Marynés Ortiz de Shift.

Optimización y resultados

En esta compañía, se planteó desarrollar un plan de staffing anual que permitiera adaptarse a los cambios del negocio. Este proceso implica realizar mediciones y sugerir la dotación óptima (en cantidad y habilidades), así como la combinación de horarios para el año.

Además, para lograr los objetivos de eficiencia laboral, la retroalimentación constante ha sido clave. Dentro de las sesiones de monitoreo, se acordó implementar paneles de Power BI en la herramienta tecnológica para supervisar indicadores como los siguientes:

• Aumento del nivel de adherencia – comparando los horarios propuestos con los reales-
• Control y disminución del % de cambios de turnos
• Aumento de la productividad a través de la comparación de unidades vendidas por sobre la cantidad de trabajadores full-time (FTE)

«Shift demostró estar preparado para afrontar estos retos al comprender nuestra realidad local, las regulaciones, los procesos y la cultura de nuestra organización. Trabajaron en conjunto con nosotros para superar los obstáculos», reflexiona al respecto Camilo Paez.

Así, nuestra solución integral de software y consultoría ha optimizado la composición de los equipos operativos y la distribución de jornadas laborales.

Nuestro soporte garantiza el uso óptimo de todos los módulos del software, asegurando una planificación de turnos ajustada a las necesidades específicas de cada unidad de negocio.

Impacto de la colaboración

En solo 2 años, Corporación GPF ha alcanzado un despliegue exitoso de nuestra solución integral y ha implementado nuestro software de Machine Learning en el 100% de sus tiendas, hito logrado en menos tiempo del programado. La activa conectividad del equipo en todos los puntos de venta permite el monitoreo del cumplimiento de objetivos y la eficiencia del personal operativo en más de 700 locales.

En referencia a los resultados obtenidos, Camilo Paez afirma: “Nuestras expectativas del proyecto se han cumplido en cuanto a la definición de staffing y la planificación de las jornadas laborales en nuestros puntos de venta. La solución tecnológica de Shift nos ha permitido ser más eficientes y aprovechar mejor el tiempo de trabajo cuando nuestro negocio lo necesita”.

Conclusiones

Nuestra metodología integral (software y acompañamiento consultivo) ha generado cambios significativos en los procesos, protocolos, controles y métodos de trabajo, lo que ha permitido que Corporación GPF alcance otro nivel de eficiencia en términos operacionales.

«Basado en mi experiencia de trabajo con Shift, definitivamente sugeriría a otros líderes de mi especialidad implementar su servicio de Workforce Management. Recursos Humanos es un área estratégica de apoyo al negocio y Shift nos ha ayudado a mejorar la productividad laboral y, en consecuencia, la eficiencia de toda nuestra organización» concluye Camilo Paez.

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