En un mercado donde los costos laborales suben y la presión por la eficiencia operativa crece, dominar la gestión de personal es clave. Hoy analizamos sus diferencias, beneficios y una hoja de ruta para que tu organización logre productividad laboral sin disparar el gasto.
¿Qué es Workforce Management (WFM)?
El workforce management es el conjunto de prácticas y software WFM diseñados para planificar turnos, gestionar ausencias y garantizar el cumplimiento normativo. En sectores dinámicos como el retail, un sistema de WFM asegura “la persona correcta, en el lugar correcto, en el momento exacto”, evitando horas extra y sobrecarga.
Funciones clave del WFM
- Programación automática de turnos
- Gestión de ausencias y licencias
- Planeación de demanda de personal
- Integración con nómina y leyes laborales
Ejemplo real: Una cadena de supermercados ajustó sus turnos con WFM y recortó un 5 % de costos laborales en menos de tres meses.
¿Qué es Workforce Optimization (WFO)?
Workforce optimization (WFO) va más allá de la simple planificación operativa. Amplía el alcance del workforce management (WFM) al integrar soluciones diseñadas para potenciar la productividad, la motivación del equipo y la experiencia del cliente, a través de analítica avanzada, seguimiento del desempeño, formación continua y el análisis de productividad.
En síntesis, WFO permite elevar tanto el rendimiento organizacional como la experiencia del colaborador.
Componentes del WFO
- Dashboards de KPIs (nivel de servicio, ventas por colaborador y satisfacción del cliente)
- Seguimiento de desempeño en tiempo real
- Encuestas de clima y NPS interno
- Capacitación y coaching basado en datos
Ejemplo WFO retail: Una tienda de electrónica detectó que los vendedores con habilidades cruzadas generaban 15 % más ventas en horarios pico y reestructuró su equipo replicando ese patrón.
Comparación entre WFM y WFO
| Característica | WFM | WFO |
|---|---|---|
| Enfoque | Gestión de turnos | Mejora continua del rendimiento |
| Herramientas | Software de programación | Analítica avanzada, dashboard de KPIs |
| Objetivo | Cobertura eficiente: | Productividad y engagement |
| Métricas clave | Cobertura de turnos, ausentismo | Nivel de servicio, satisfacción del cliente |
| Nivel de madurez* | Operacional | Estratégico |
*Complementarios, no excluyentes: el WFM es el paso inicial; el WFO lleva tu operación al siguiente nivel.
Estrategias para implementar WFM y WFO con éxito
Shift combina tecnología en la nube y consultoría experta para acelerar resultados.
En el ámbito del Workforce Management y Workforce Optimization, ayudamos a empresas a alcanzar sus objetivos en gestión y optimización de la fuerza laboral. Nuestra solución agrega un diferencial de valor al identificar oportunidades de eficiencia y ahorro en los procesos actuales de gestión del personal.
Esto es lo que puede implementar tu empresa:
1. Mix de contratos óptimo
Analizamos la transaccionalidad por franja horaria y proponemos la combinación ideal de contratos full-time y part-time. Resultado: cobertura perfecta con 12 % menos costo laboral.
2. Polifuncionalidad del equipo
Capacitamos a un 50 % del staff en funciones múltiples. Con ello capturamos hasta el 80 % del beneficio de una operación 100 % polifuncional y reducimos tiempos muertos en caja o almacén.
3. Medición basada en datos
Con software WFO, definimos KPIs accionables (ej. rotación de tareas, ventas/hora) y visualizamos desvíos en tiempo real.
“Dejar de operar por costumbre y decidir con datos”, como dice nuestro Director Comercial Nahin Sánchez.
Desafíos comunes y cómo superarlos
| Desafío | Solución práctica |
|---|---|
| Resistencia al cambio | Involucra a los equipos desde la fase piloto y muestra quick wins. |
| Costo inicial | Usa software WFM/WFO en la nube, sin grandes CAPEX. |
| Sobrecarga de datos | Prioriza 3–4 KPIs alineados al negocio; evita dashboarditis. |
¿Qué estrategia necesita tu empresa?
- ¿Planificación básica ineficiente? Empieza con WFM.
- ¿Planificación sólida pero quieres más productividad? Evoluciona a WFO.
En ambos casos, un socio que combine tecnología + experiencia consultiva acelera el ROI y minimiza riesgos.
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