Colgram, una cadena de retail con 92 tiendas y 737 colaboradores, se enfrentaba a los típicos desafíos del sector: la necesidad de una gestión eficiente de turnos y la correcta distribución de personal en un entorno de alta demanda. Con la implementación de la solución integral de Workforce Management (WFM) de Shift, la empresa ha logrado una optimización operativa significativa. Desde septiembre de 2022, Colgram ha digitalizado y optimizado el armado de horarios, agilizando la gestión y mejorando la precisión en la asignación de turnos.

Además, la centralización de la información ha sido un cambio clave, ya que ahora cuentan con todo lo necesario en un solo lugar, facilitando el acceso y la toma de decisiones. La visibilidad de las coberturas y la estandarización de procesos han asegurado que todas las tiendas sigan un flujo operativo uniforme, lo que contribuye a la eficiencia y calidad en la operación. En este artículo, exploramos cómo Shift ha ayudado a Colgram a superar sus retos operativos, mejorar la productividad y garantizar un mejor nivel de servicio en todas sus tiendas. 

Los retos iniciales: la transición de lo manual a lo automatizado 

Antes de adoptar la solución de Shift, Colgram gestionaba sus turnos de trabajo de manera manual. Este enfoque generaba un alto margen de error en la distribución de turnos y la cobertura de las tiendas. La resistencia al cambio fue uno de los principales desafíos durante la implementación del sistema WFM, ya que la compañía estaba acostumbrada a un proceso manual y carecía de visibilidad en tiempo real sobre las coberturas de personal. 

Según Felix Deliso, Jefe de Proyectos de Shift, el acompañamiento durante el proceso fue clave:

«Hemos trabajado estrechamente con Colgram, proporcionando apoyo constante para que la transición fuera lo más fluida posible. Fue crucial que el equipo entendiera los beneficios de la automatización y cómo este cambio impactaría positivamente en la eficiencia operativa». 

La solución de Shift: centralización y visibilidad en tiempo real 

Uno de los aspectos más destacados de la implementación fue la centralización de la información. Al adoptar nuestro servicio, Colgram logró tener acceso a toda la información relacionada con la gestión de turnos en un solo lugar, lo que permitió una mayor visibilidad y control sobre la operación. La automatización también facilitó la planificación de horarios, reduciendo el tiempo invertido en la gestión manual de turnos y mejorando la precisión en la asignación de personal. 

El uso de Power BI se convirtió en una herramienta esencial para la toma de decisiones. «Los reportes en tiempo real nos permiten monitorear el desempeño de cada tienda y ajustar rápidamente los turnos en función de las necesidades específicas de cada punto de venta», explica el responsable del proyecto en Colgram. Esta visibilidad no solo ha logrado optimización operativa, sino que también ha permitido hacer ajustes basados en datos reales, como la identificación de cambios de turnos y la mejora en la cobertura de personal. 

Cumplimiento de normativas legales: una prioridad 

En un país con regulaciones laborales estrictas, como Chile, el cumplimiento de las normativas es fundamental. Colgram se enfrentaba a la tarea de garantizar que sus operaciones cumplieran con la ley, especialmente en lo que respecta a los descansos y los domingos trabajados. Nuestra solución ha ayudado a la empresa a automatizar el cumplimiento de la normativa laboral, asegurando que los turnos y descansos de los empleados estén correctamente gestionados según la legislación vigente. 

Pedro López, Jefe de Operaciones Retail en Colgram, señala: «Shift ha sido fundamental para regularizar la entrega de domingos y asegurarnos de que cumplimos con todas las regulaciones locales. El software nos ha permitido establecer reglas claras para la distribución de turnos y la gestión de días de descanso». 

Flexibilidad y multifuncionalidad: mejorando la gestión del personal 

Otro beneficio clave que Shift ha proporcionado a Colgram es la flexibilidad en la asignación de turnos. La capacidad de asignar turnos personalizados según la disponibilidad de los colaboradores ha permitido a la empresa adaptar sus horarios a las necesidades individuales de los trabajadores, sin comprometer la cobertura o el nivel de servicio. 

Además, la adopción de estrategias como la polifuncionalidad ha facilitado una distribución más eficiente de las tareas de apertura y cierre entre los distintos roles de la tienda. La creación de nuevos puestos, como el de «vendedor asistente», ha permitido a Colgram optimizar la asignación de responsabilidades y mejorar la eficiencia operativa, especialmente en tiendas con equipos reducidos.

Resultados y mejora continua 

Desde la implementación de la solución WFM, Colgram ha experimentado mejoras significativas en la cobertura de personal, lo que ha permitido mantener niveles de servicio más altos, incluso durante los picos de demanda. La compañía ha observado que, gracias al software de Shift, ha sido posible cumplir con un nivel de cobertura superior al 90% en sus tiendas, lo que ha tenido un impacto directo en la mejora del servicio al cliente. 

Uno de los mayores beneficios es la conciencia que ha generado Shift sobre cómo estamos gestionando las mallas de turnos», comenta Pedro López. «Ahora podemos visualizar de manera clara las coberturas y ajustarlas en tiempo real para asegurar que nuestras tiendas estén siempre operativas con el personal adecuado». 

El futuro con Shift: un aliado estratégico para la eficiencia operativa de Colgram 

La relación entre Colgram y Shift sigue evolucionando. Con la integración de nuevas funcionalidades, la compañía ha podido mejorar la distribución de metas en las tiendas y obtener un mejor registro de la productividad de sus colaboradores. Según Yaztiareli Rivas, Customer Success Manager: «Colgram ha demostrado un gran compromiso con la mejora continua, y estamos aquí para seguir apoyándolos en la optimización de su operación y en la consecución de nuevas metas de eficiencia». 

En conclusión, Colgram ha logrado optimizar significativamente la gestión de personal y mejorar la eficiencia operativa con la ayuda de Shift. Con la centralización de la información, el cumplimiento de las normativas laborales, la flexibilidad en la asignación de turnos y la implementación de estrategias de mejora continua, la empresa está bien posicionada para seguir creciendo y enfrentando los retos del sector retail. 

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Si eres un líder en el sector retail y enfrentas desafíos similares en la gestión del personal, la experiencia de Colgram muestra que una solución de Workforce Management (WFM) como Shift puede transformar tu operación. Con un mercado en constante evolución, disponer de una herramienta que brinde visibilidad en tiempo real y facilite decisiones informadas es más crucial que nunca.

En consecuencia, esta solución no solo optimiza tu operación, sino que también te permite adaptarte rápidamente a los cambios del mercado. De hecho, la capacidad de tomar decisiones informadas en tiempo real es un factor clave para mantener una ventaja competitiva en el sector.

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