Ripley Perú enfrentaba el desafío de coordinar cerca de 4 000 colaboradores en 30 tiendas con operaciones complejas y altamente variables. La alianza con Shift permitió transformar la gestión de turnos —desde la planificación de turnos hasta la productividad diaria— combinando ciencia de datos, experiencia humana y una cultura operativa que hoy marca la diferencia en el retail peruano.

El desafío de Ripley: optimizar la planificación de personal en Retail

Con 30 tiendas y 7 funciones clave dentro de la división PEC (Personal en Contacto), Ripley Perú debía equilibrar dos objetivos: garantizar la mejor atención al cliente y elevar su eficiencia operativa. Antes de trabajar con Shift, cada local gestionaba un solo esquema fijo y las reprogramaciones de horarios podían superar el 30 % de las asignaciones en ciertos casos. Además, la calidad de horas efectivas —porcentaje de la jornada destinado a tareas de valor— mostraba oportunidades claras de optimización.

La Consultoría Estratégica que demostró el Valor de los Datos

El primer paso con Shift fue un estudio para identificar la cantidad ideal de personal (staffing) en dos tiendas. El análisis calculó la dotación exacta en tres puestos clave (Cajeros, Asistentes de Venta y Vendedores Integrales) y reveló un potencial de ahorro del 6,5 % de FT sin afectar el servicio.

“Fue la confirmación de que los datos no solo diagnostican: generan valor tangible”, comenta Sandra Torres, Customer Success Manager de Shift.

El piloto también mapeó procesos y evidenció oportunidades de mejora en la gestión diaria. “Detectamos dinámicas reactivas que presionaban innecesariamente a los equipos”, recuerda David Rojas, Analista de Turnos y Productividad. Con ese diagnóstico, Ripley adoptó un modelo basado en pronósticos y programación automática que sentó las bases de una planificación sostenible.

El Algoritmo de Shift: Inteligencia Artificial en la Gestión de Turnos

Para escalar la experiencia, Shift desplegó su motor de pronóstico — fundamental para la gestión de turnos en retail — que cruza ventas históricas, campañas, feriados, y contingencias. El sistema propone la mezcla óptima de contratos full‑time y part‑time, asigna descansos y bloquea franjas críticas cuando se prevé un pico o restricción. Shift también facilita una respuesta ágil frente a eventos no planificados: basta un clic para ajustar la cobertura y registrar la explicación. Esa trazabilidad alimenta el histórico y perfecciona futuros cálculos.

“Entendimos que la plataforma no solo proyecta el futuro; también aprende del pasado y justifica cada decisión”, subraya David.

Gracias a esa memoria operativa, Ripley puede revisar cualquier reprogramación, identificar la variable que la activó y replicar —o ajustar— la estrategia en otras tiendas y países donde Shift opera.

De la Mentalidad a la Malla: Impulsando una Cultura de Datos

“Instalar la herramienta implica un desafío técnico importante; sin embargo, el verdadero reto está en alinear las prácticas y comportamientos de cada tienda a esa lógica guiada por datos”, señala Gisella Escudero, Jefa de Turnos y Productividad. Para conseguirlo, Shift impulsó talleres, capacitaciones y mesas de trabajo que convirtieron cada decisión de cobertura en un proceso basado en información, no en intuición.

Visibilidad en tiempo real para decisiones ágiles

Los reportes que antes requerían horas de procesamiento ahora pueden consultarse casi en tiempo real, gracias a paneles de Power BI que se actualizan a diario. Los líderes visualizan cobertura vs. demanda, horas extra planificadas y no planificadas, ausentismos y cambios de turno, acelerando las correcciones diarias y compartiendo indicadores clave con toda la organización.

Resultados Tangibles que Impactan al Cliente y la Operación

• Cambios de turno no planificados Gracias a que el cliente entiende que la planificación entregada por Shift es la óptima, establecieron incentivos para reducir la cantidad de modificaciones que realicen los líderes, pasando del 30% al 15%.
• La gestión de cobertura se consolidó como un indicador clave: las métricas de los cumplimientos de cobertura propuesta y planificada superan el 90 %. Además, el panel de cobertura permite identificar con detalle los porcentajes de ausentismos —justificados y no justificados— por categoría de planificador, aportando mayor control y visibilidad.
• El estudio consultivo de staffing identificó un ahorro potencial del 6,5 % de FT (puestos equivalentes a tiempo completo).
• Los indicadores de productividad se enlazan a reconocimientos internos, reforzando la cultura de datos.

Acompañamiento y Mejora Continua: Una Alianza Estratégica

“La asesoría es permanente”, destaca Gisella. Cada semana, los equipos de Ripley y Shift analizan insights operativos, iteran configuraciones y sostienen sesiones de feedback para nuevos desarrollos. Esto ha permitido integrar automáticamente restricciones legales y adaptar la plataforma a eventos masivos, manteniendo la solución alineada con cada tienda.

Cumplimiento normativo sin fricciones

Las reglas de jornada, días libres y horas extra están parametrizadas en Shift. “Cuando llega una auditoría, podemos mostrar la trazabilidad completa y explicar cada decisión”, comenta Gisella, lo que simplifica inspecciones y refuerza la confianza interna.

El Futuro de la Eficiencia: Polifuncionalidad y Expansión

Con la división PEC ya estabilizada, Ripley Perú se prepara para expandir esta metodología a las áreas de Front y Back.

Además, se impulsa la polifuncionalidad de forma gradual dentro del PEC, desarrollando equipos capaces de desempeñar múltiples funciones según la demanda operativa. Shift ya incorporó un catálogo de competencias que el algoritmo cruza con los picos proyectados para asignar al perfil idóneo sin sacrificar servicio ni costos.

Así, gracias al liderazgo de Ripley—siempre dispuesto a innovar y a poner al cliente en el centro—y al acompañamiento constante de Shift, el equipo puede aspirar a metas cada vez más ambiciosas. Esta colaboración muestra que Ripley no solo adopta tecnología inteligente, sino que la potencia con su cultura de mejora continua; y confirma que, más que un proveedor, Shift es el socio estratégico que evoluciona de la mano con uno de los retailers referentes del país.

 Cinco Aprendizajes Clave para la Gestión de Turnos en el Retail

1. Genera impacto visible desde el inicio. Un piloto con ahorro tangible —como el 6,5 % de FT de Ripley— acelera la adopción y legitima la iniciativa ante toda la organización.
2. Haz que las métricas sean significativas y compartidas. Mostrar de forma transparente los indicadores de cada tienda y reconocer las mejores prácticas refuerza la responsabilidad colectiva y alinea a todos hacia los mismos objetivos.
3. Diseña para la flexibilidad y la equidad en la distribución de turnos. La herramienta debe permitir ajustar días libres y distribuir horarios sin perder cobertura, asegurando coherencia entre las necesidades operativas y las de los equipos.
4. Automatiza el cumplimiento normativo. Integrar la legislación laboral en la lógica del algoritmo minimiza riesgos y libera al equipo de tareas manuales.
5. Elige aliados que impulsen tu visión. Colaborar con un partner que aporte soporte proactivo e innovación continua garantiza que la solución evolucione a la par de las metas del negocio.

Shift: El Socio Estratégico para un Retail Líder e Innovador

Hoy, en uno de los retailers más importantes y visionarios del Perú, un dashboard define el personal óptimo y los colaboradores disfrutan horarios gracias a la confianza en los datos. Shift se ha convertido en el aliado clave que respalda la apuesta de Ripley Perú por la innovación operativa y la excelencia en la gestión de turnos.

“Antes hablábamos de horas; ahora hablamos de eficiencia y calidad de horas”, resume Gisella Escudero. Para David Rojas, la diferencia es evidente: “La herramienta es flexible, pero lo que marca la pauta es contar con un partner que escucha y se adapta a nuestros requerimientos”.

Así, cuando llega el fin de semana y la afluencia se dispara, la planificación ya va un paso adelante. Porque, en esta historia de retail, el turno siempre se anuncia… y el dato lo respalda.

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