La inteligencia artificial (IA) está cambiando la forma en que nos relacionamos y trabajamos. Desde vehículos autónomos como el Tesla Autopilot hasta chatbots como Chat GPT 3 para la creación de textos, la IA ha abierto un nuevo mundo de posibilidades.

En el sector empresarial, y en especial en el comercial, la IA es una poderosa herramienta en el proceso de previsión de ventas, cambiando por completo la forma en que las organizaciones abordan esta tarea. Atrás quedaron los días de realizar pronósticos de ventas tediosos y manuales. Ahora es posible automatizar y optimizar este proceso, permitiendo tomar decisiones rápidas e informadas.

La importancia de pronosticar las ventas

La previsión de ventas es una herramienta crítica para las empresas, ya que les permite diseñar estrategias basadas en datos estadísticos. A continuación, presentamos algunas razones clave por las que es importante pronosticar las ventas:

• Planificación: al alinear los turnos de trabajo en función de la curva de demanda, las empresas pueden garantizar un óptimo nivel de servicio y evitar la falta o el exceso de personal.
• Estacionalidad: la previsión de ventas ayuda a las empresas a predecir la cantidad de clientes en función de datos históricos, considerando la variabilidad de cada coyuntura comercial futura como, por ejemplo, en fechas festivas. Esto les permite anticiparse a la demanda y ajustar sus estrategias de ventas y marketing.
• Eficiencia y productividad: al utilizar la inteligencia artificial para optimizar el uso de los recursos humanos, las empresas pueden reducir costos y mejorar la eficiencia operativa.

El impacto del Machine Learning en las ventas

En la era digital, muchas empresas del sector retail se enfrentan al desafío de gestionar volúmenes masivos de información, incluyendo las transacciones diarias. En nuestro sistema, esta data se actualiza cada 15 minutos, lo que les permite aprovechar eficazmente este recurso.

Es aquí donde entra en juego la Inteligencia Artificial (IA), que en lugar de ser vista como una amenaza, cuando se incorpora a un criterio experto, como el de nuestros profesionales, potencia la capacidad de gestión de la fuerza laboral y el pronóstico de ventas.

Este enfoque no solo garantiza precisión y consistencia, sino que también libera tiempo valioso para centrarse en actividades estratégicas de alto impacto.

Optimiza tu gestión laboral a través de la inteligencia artificial

Nuestra solución pronostica los horarios laborales según demanda, con una precisión superior al 90 %. Examinamos el historial de transacciones recopilado en los últimos 2 años, evaluando variables como unidades vendidas, afluencia de clientes, métodos de pago y otros indicadores de calidad (KPIs) para determinar las necesidades de personal.

En Shift, empleamos principalmente la metodología CART (Classification And Regression Tree), que se basa en el aprendizaje automático mediante árboles de decisión. También incorporamos enfoques convencionales como ARIMA (Autoregressive Integrated Moving Average) y, cuando la información es escasa, consideramos opciones simples como la media móvil. 

Independientemente de la metodología utilizada, revisamos el pronóstico de forma rigurosa para garantizar calidad y realizar ajustes si es necesario. Además, estamos constantemente incorporando nuevas metodologías y mejorando las ya existentes para seguir evolucionando y ofrecer resultados aún más precisos.

Nuestro software te permite identificar los indicadores más relevantes para tu negocio, como:

• Indicadores de servicio como tiempos de cola largos y de espera.
• Cumplimiento de turnos planificados
• Porcentaje de cambio de turno
• Indicadores de cumplimiento de personal autorizado
• Productividad: transacciones por hora hombre/venta por hora hombre
• Cobertura de demanda, que indica el tiempo (horas a la semana) en que la planificación del staff satisface la demanda pronosticada.

Para calcular los KPIs, utilizamos valores diarios y por hora que se sincronizan automáticamente con los datos transaccionales de nuestros clientes, capturando así los efectos específicos de la demanda en cada punto de venta. Además, nuestro pronóstico puede ofrecer un nivel de detalle de hasta 15 minutos.

Gracias a la integración del machine learning, podemos identificar patrones y tendencias para predecir la demanda con alta confiabilidad, facilitando así la administración del personal operativo.

Caso de éxito: cómo la previsión de ventas mejoró la eficiencia en una empresa

Una compañía comercial nos presentó el desafío de incrementar sus ventas los fines de semana.

El reto consistía en ajustar la distribución del equipo de trabajo, cumpliendo con la normativa legal y controlando los costos lo cual representaba un problema complejo. Además, la necesidad de modificar los tipos de contrato (full-time, part-time), teniendo en cuenta factores como el tráfico de clientes en la tienda, agregaba capas adicionales de dificultad.

Al integrar la inteligencia artificial en nuestro software de Workforce Management, exploramos diversos escenarios para encontrar la estrategia más eficiente. Por ejemplo, recomendamos ajustar contratos laborales para incluir más empleados a tiempo parcial los fines de semana, reduciendo los costos laborales en un 11 % y asegurando cobertura los domingos.

Al fusionar la consultoría y nuestro software, logramos reestructurar la composición y distribución del staff, lo que se tradujo en un incremento en la eficiencia operacional.

Shift Mobile: Gestión laboral a un click

Dentro de esta línea  de innovación, diseñamos una aplicación móvil que facilita la supervisión y gestión de los horarios de trabajo, así como otros procesos críticos en tiempo real. El objetivo es tomar decisiones más rápidas e informadas de manera eficiente y sencilla.

La aplicación cuenta con dos perfiles, uno para los colaboradores y otro para los jefes de tienda.

Como jefe de tienda podrás:

• Centralizar la publicación de las mallas.
• Enviar recordatorios cuando existan firmas pendientes del equipo.
• Monitorear y administrar la planificación de turnos de trabajo en tiempo real.

La Inteligencia artificial no es más el futuro

En un entorno comercial altamente competitivo, la IA se ha convertido en una potente herramienta para incrementar ventas y optimizar la eficiencia de los equipos de trabajo. Sin embargo, esta tecnología, no busca reemplazar a las personas, sino fortalecer sus habilidades para aumentar su competitividad y la del negocio.

En Shift, fusionamos el poder de la tecnología con el criterio de nuestros expertos en Workforce Management, creando estrategias personalizadas y eficaces a través de nuestra consultoría.

¿Listo para dejar atrás lo convencional y explorar el poder de la IA? Conversa con nuestro equipo y convierte esta tecnología en tu aliada de ventas. Más información: aquí.

Durante los periodos de alta demanda, como fiestas patrias, Navidad, Año Nuevo o eventos de ventas en línea como Cyberdays, las empresas con miles de empleados en roles operativos enfrentan desafíos significativos. Estos retos incluyen largas colas, un incremento en el volumen de pedidos y la creciente ansiedad de los clientes.

Una investigación que desarrollamos en agosto del 2023, en el marco de la ley de 40 horas de Chile, reveló que la implementación de jornadas laborales flexibles durante periodos de alta demanda comercial, como diciembre, puede reducir los costos de personal requerido hasta en un 19% y hasta un 40% para los trabajadores temporales.

En este contexto, garantizar la calidad del servicio es un reto constante para las empresas, por lo que es necesario contar con una gestión de turnos que permita optimizar la atención al cliente. Además, durante periodos de alta demanda, un enfoque de trabajo polifuncional puede ser una solución innovadora y eficaz.

1. Gestión de la fuerza laboral (WFM)

El Workforce Management (WFM) es un proceso que emplea análisis de datos, investigación de operaciones, aprendizaje automático y programación para gestionar de manera eficiente los recursos humanos. Esto permite a las organizaciones tomar decisiones rápidas, acertadas e informadas, sin la sobrecarga del modelo tradicional.

¿Sabes por qué necesitas una gestión óptima de turnos?

La gestión eficaz de turnos es fundamental para optimizar el costo laboral y, por consiguiente, la rentabilidad de la operación. Así, se garantiza el staff adecuado durante épocas de alta variabilidad de venta, con horas pico y períodos de menor actividad.

En el inicio del proceso consultivo que llevamos a cabo en Shift, identificamos y medimos factores clave que determinan las horas de trabajo necesarias para cada puesto, en función de las tareas asignadas. Utilizando esta información, nuestro servicio integral determina la cantidad óptima de personas y la combinación de tipos de contrato, adaptándose a las fluctuaciones de ventas estacionales para cada tienda o sucursal.

Garantiza la satisfacción de tus clientes con una estrategia de optimización de atención

Este enfoque potencia la eficiencia operativa al asignar estratégicamente al equipo en dónde y cuándo más se requiera, lo que resulta en una mejora de la calidad de atención al cliente, sobre todo en épocas de alta demanda. Además, las empresas pueden tomar decisiones que aporten valor al implementar estándares que evalúen la productividad en función de los puestos y áreas.

En Shift, empleamos una metodología base para garantizar y medir la productividad de tu negocio, la cual puede adaptarse a tus necesidades específicas:

1. Examinamos la llegada de los clientes utilizando modelos basados en teorías de colas.
2. Determinamos los estándares de productividad por sucursal y área mediante mediciones en terreno.

¿Es la polifuncionalidad laboral una alternativa en épocas de alta demanda?

Un enfoque polifuncional puede ser clave para administrar el personal durante las temporadas de alta venta. Es importante identificar colaboradores capaces de desempeñar diversas tareas y, en caso necesario, contratar personal con habilidades para asumir múltiples roles.

Por ejemplo, en fechas como Navidad o Año Nuevo, un vendedor puede recibir capacitación para trabajar en diferentes áreas de la tienda, como la caja registradora o el departamento de envíos.

Así, mediante un análisis estadístico – que respalda el aumento en la eficiencia – asignamos diversos roles a los colaboradores con el fin de satisfacer las necesidades del negocio.

¿Estás considerando adoptar un modelo polifuncional? 3 aspectos que no puedes ignorar:

Es importante tener en cuenta que estos aspectos pueden variar según el contexto de tu empresa. No obstante, basados en nuestra experiencia en la implementación de modelos polifuncionales, te recomendamos considerarlos para lograr una transición exitosa hacia este enfoque.

2.Transformando el retail: optimización de turnos para un crecimiento exponencial

En un sector desafiante como el retail, la gestión eficiente de turnos es crucial para lograr y mantener el éxito. En un entorno en el que las preferencias de los clientes cambian constantemente y la innovación es vital, la gestión óptima de turnos puede marcar la diferencia.

Enfocados en mantener la competitividad en épocas de alta venta, una empresa chilena líder del sector detectó la necesidad de optimizar la gestión de su personal. Gracias a nuestra asesoría en Workforce Management, logramos una disminución del 12% en los costos laborales y una mejora significativa del 18% en la calidad del servicio.

¿Cómo lo hicimos?

Analizamos escenarios y ajustes en la distribución del staff, lo que nos permitió:

1. Establecer estándares de atención al cliente.
2. Evaluar contextos con variedad de contratos (tiempo parcial y completo) para manejar picos de demanda.
3. Ajustar los horarios de otras tareas para ejecutarlas durante periodos de menor afluencia de clientes.

A partir de este análisis consultivo, realizamos las siguientes recomendaciones:

1. Reducir los contratos full time de 45 horas semanales en un 38.6 %.
2. Aumentar el número de trabajadores que laboran 25 horas semanales para fortalecer el servicio en días de alta demanda como los domingos.
3. Incluir contratos de 10 horas semanales para fortalecer el servicio en días de mayor afluencia de clientes como los domingos.

3. Conversemos

En SHIFT, nuestra misión es colaborar con la eficiencia y productividad de tu empresa, ofreciéndote estrategias de gestión de staff a medida que le ayuden a desenvolverse en entornos empresariales fluctuantes, especialmente durante los períodos con mayor actividad comercial o variabilidad de venta.

De este modo, hemos logrado aumentar la productividad del personal operativo en un 8% de media. Además, el rendimiento de esta inversión puede verse en un plazo de 5 a 8 meses, lo que amplifica el valor derivado del proyecto gracias al ahorro en costes de personal.

¿Está tu equipo listo para enfrentar temporada de alta demanda? Si estás buscando una solución, la polifuncionalidad o el control de productividad puede ser la respuesta. Contáctanos para analizar tu operación y puedas tomar decisiones informadas que impulsen la rentabilidad de tu empresa, al fomentar la eficiencia operativa.

El sector del comercio ha sido señalado como uno de los principales damnificados con la llegada del coronavirus, debido a la suspensión parcial y, en ocasiones, total de la actividad a causa de las estrictas cuarentenas impuestas para controlar los contagios. En julio de 2020, la Comisión Económica para América Latina y el Caribe (CEPAL) proyectó que el comercio perdería 1,4 millones de empresas como consecuencia de la emergencia sanitaria del COVID – 19, lo que da cuenta de la magnitud del impacto masivo en este sector.

A la fecha, se prevén mejores expectativas de la economía hacia el futuro, pero es pertinente recalcar algunos de los desafíos que las empresas del comercio tuvieron que sortear para seguir en pie. En este artículo, conocerás 3 retos que surgieron durante la pandemia y 3 maneras de afrontarlos a través de la gestión de recursos humanos junto a Shift.

Desafío 1: Pronosticar la demanda en tiempos de covid-19

Contar con una herramienta confiable de pronóstico de la demanda permite disponer de la fuerza de trabajo en el lugar y momento en que realmente se necesita para garantizar un nivel de servicio óptimo entregado al cliente.

Ahora bien, la variabilidad de la demanda incrementó debido a las eventualidades propias de la pandemia: ¿Cómo haber predicho una baja en la cantidad de clientes de un local que restringió su horario de atención los fines de semana debido a la crisis sanitaria? Por supuesto que nadie podría haber previsto esta situación y mucho menos reaccionar acorde a las circunstancias. Al menos, no la primera vez que ocurrió.

Incluir “variables propias de la pandemia” en el modelo de pronóstico

El potente motor de pronóstico de Shift está basado en técnicas de Machine Learning lo que, en concreto, significa que el algoritmo aprende y entrena a partir de patrones observados en los datos históricos de la demanda, a fin de poder replicar dichos comportamientos hacia el futuro.

Una vez que se recopiló suficiente información de demanda con los patrones propios de la pandemia, nuestro pronóstico se modificó para incluir nuevos patrones de comportamiento, en donde se integraron las fases de confinamiento (plan Paso a Paso en Chile) como una variable que, a su vez, se definían de acuerdo a los horarios de operación en dichas fases.

Esta adaptación de acuerdo al nuevo contexto mejoró significativamente la precisión del pronóstico, sobre todo en aquellos locales que se vieron más afectados con las cuarentenas. Uno de los casos más emblemáticos se logró con una empresa del rubro farmacéutico chileno: entre los meses de febrero a abril de 2021, el pronóstico de demanda tuvo una disminución promedio de 6% en el error diario al comparar los resultados del algoritmo antiguo vs el nuevo que incorporaba las fases de la pandemia como variable relevante en la demanda.

Desafío 2: Asegurar la continuidad operativa manteniendo niveles de productividad y satisfacción del cliente

La actividad dentro de las tiendas tuvo que adaptarse a la nueva realidad en tiempos de COVID – 19: desde rediseñar el layout del establecimiento hasta la modificación de procedimientos para ejecutar tareas que son consideradas como rutinarias. Al cambiar la dinámica dentro de una tienda, era previsible que los tiempos de atención al cliente se modificaran, y con ello, también se esperaba un impacto sobre la productividad laboral del personal.

En este escenario, el responsable de la gestión de la productividad de una empresa podría plantearse las siguientes interrogantes:

• Bajo la nueva dinámica, ¿qué trabajadores están siendo los más y menos productivos? ¿A que se deben las diferencias?
• Considerando el staff actual, ¿qué nivel de servicio se puede garantizar?
• ¿Cómo afecta al servicio la tasa de ausentismo actual?
• ¿Cómo mejorar el desempeño de la operación en ese contexto?

Consultoría en productividad de la fuerza laboral para operar eficientemente

Las respuestas a las interrogantes recién enunciadas son propias del acompañamiento consultivo que brindamos a nuestros clientes, el cual se basa en recomendar medidas de gestión sobre la fuerza laboral que impacten positivamente en la operación. Una de las medidas que implementamos fue el estudio de los cambios en la productividad laboral del personal para optimizar la configuración del staff en tienda, y de esta manera, cubrir la necesidad de personal sin incurrir en costos extras, cuidando siempre el nivel estándar de servicio entregado al cliente.

Una segunda medida de gestión para garantizar la continuidad de la operación tiene relación con incluir la polifuncionalidad de los trabajadores. En determinados períodos del 2020 y debido al aumento del ausentismo de trabajadores, se observaron dificultades para cubrir la demanda en algunas áreas y departamentos dentro de las tiendas. Ante ello y para lidiar con este problema, implementamos la polifuncionalidad entre colaboradores que contaban con las habilidades necesarias para desempeñar las tareas de otras áreas.

Desafío 3: Cuidar la salud del personal reduciendo las probabilidades de contagio

Las empresas tienen como obligación entregar equipos de protección personal – como una mascarilla y alcohol gel- a sus colaboradores, que reduzcan la probabilidad de contraer el virus SARS-CoV-2. Pero estas medidas solo representan un estándar mínimo en la prevención y debiesen estar acompañado de otras estrategias que limiten las interacciones físicas en el espacio de trabajo.

Una medida que fue aplicada ampliamente en el rubro del retail consistió en separar al staff en subgrupos y así realizar la atención de los locales sin tener contacto con miembros de otros grupos. Sin embargo, considerando que ahora coexistirían al menos dos esquemas de turnos diferentes en un mismo local, surgieron otras problemáticas que no son triviales de resolver:

• ¿Es posible cumplir la legislación laboral que rige sobre los turnos de un grupo diverso de colaboradores? (descansos, días consecutivos de trabajo, domingos adicionales, etc.)
• ¿Existe una asignación de turnos que siendo rotativa permita cubrir la demanda y mantener un buen nivel de servicio a clientes?

Aquí es donde como Shift continuamos aportando valor significativo a la industria y a nuestros clientes. Gracias a la adaptabilidad que posee nuestro software de gestión de turnos, fue posible configurar reglas de trabajo que definieran las distintas agrupaciones de trabajadores y, de este modo, implementar asignaciones rotativas que respetaran las restricciones de la ley laboral local. Además, nuestra optimización de turnos considera como prioridad el garantizar la continuidad operacional del negocio, cubriendo siempre los horarios de apertura y cierre. Por lo tanto, aún en las situaciones más críticas, Shift logró disponer los recursos esenciales para el funcionamiento de las tiendas.

Han sido meses tremendamente complejos para las empresas del comercio y otras industrias debido al impacto del coronavirus. En este artículo, demostramos con ejemplos concretos el valor que las soluciones de planificación y gestión de la fuerza laboral pueden otorgar a la eficiencia operativa.

Así, una gestión inteligente, en este caso aplicada a la fuerza de trabajo, es quizás la mejor estrategia para hacer frente a una crisis que constantemente desafía y exige a las organizaciones que se transformen para sobrevivir, competir y proyectarse más allá de los tiempos de pandemia.

Pon los consejos en práctica…

¿Quieres tener estos beneficios en tu empresa? Solicita una reunión para descubrir cómo podemos mejorar tu productividad laboral y reducir tus costos operativos.